Autore: Team Regula — Innovatek Srls
Registro dei trattamenti Art. 30 GDPR: guida operativa
L'articolo 30 del GDPR richiede al titolare (e, in certi casi, al responsabile) di tenere un registro delle attività di trattamento. Non è un formalismo: è la mappa di cosa fate sui dati personali, perché e con quali garanzie — base per DPIA, informative, audit e rapporti con il Garante.
Cosa deve contenere il registro
In sintesi operativa, per ogni trattamento tipicamente documentate: finalità, categorie di interessati e di dati, destinatari, trasferimenti extra-UE, termini di cancellazione ove possibile, descrizione generale delle misure di sicurezza. Il dettaglio dipende dal contesto; la coerenza con informative e contratti è essenziale.
Errori frequenti
Nella pratica ricorrono:
- elenchi statici non aggiornati dopo nuovi fornitori o software
- mancato collegamento tra trattamenti e asset ICT
- assenza di basi giuridiche o finalità chiare
- duplicazione tra Excel del DPO e fogli dell'IT
Aggiornamento, evidenze e audit
Il registro va aggiornato quando cambiano finalità, fornitori, sistemi o tempi di conservazione. Allegare evidenze (contratti, policy, misure) e collegare gli asset ICT riduce il rischio di un Art. 30 «di facciata» in sede di audit o ispezione.
Un registro stampabile e versionabile è spesso ciò che chiedono revisori e consulenti: non solo i campi compilati, ma la possibilità di dimostrare lo stato a una data.
Come Regula supporta l'Art. 30
Regula offre un wizard per i trattamenti, cataloghi personalizzabili, registro stampabile e collegamenti ad asset, figure privacy e DPIA. L'obiettivo è un registro vivo, non un PDF dimenticato.
Prossimi passi
Inventaria i trattamenti esistenti, allinea informative e fornitori, poi consolida il registro in uno strumento condiviso. Per una demo del software GDPR usa il form contatti.
Domande frequenti
- Il registro Art. 30 è obbligatorio per tutte le aziende?
- In linea generale sì per i titolari, con eccezioni limitate previste dal regolamento. Verifica il tuo caso con il DPO o un consulente qualificato.
- Serve anche il registro del responsabile (Art. 30.2)?
- Sì, in determinati casi. Regula supporta il modulo consulente con mandati e registro Art. 30.2 per studi e DPO esterni.
- Il registro può restare solo in Excel?
- Formalmente può esistere in vari formati, ma Excel non versionato e non collegato a figure, DPIA e asset aumenta errori e costi di audit. Un software dedicato riduce il debito operativo.
Fonti e riferimenti
Approfondimenti
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